Flex Office : les enjeux des bornes interactives pour l’entreprise
L’un des défis majeurs du flex office est de nature organisationnelle. Pour que sa plus grande souplesse ne constitue pas un frein à la productivité des collaborateurs, il doit être accompagné d’une solution de gestion des espaces de travail. Les entreprises peuvent choisir d’installer des bornes interactives pour que les collaborateurs bénéficient d’une bonne visibilité sur l’occupation des salles et des équipements. Ces derniers peuvent utiliser l’écran tactile pour consulter la disponibilité des différents espaces et les réserver.
Aujourd’hui, les travailleurs de bureau suivent des rythmes particulièrement flexibles. Ils organisent régulièrement leurs journées selon leurs contraintes personnelles, ayant souvent une certaine liberté dans l’aménagement de leurs horaires en présentiel et en télétravail. Au bureau, ils sont toujours plus nombreux à aimer changer d’environnement de travail selon les tâches à réaliser. Les entreprises qui encouragent cette forme de mobilité transforment leurs bureaux en un “Flex office” : plutôt que d’attribuer aux collaborateurs des postes de travail fixes, elles aménagent leurs espaces en suivant une logique d’usage.
Qu’est-ce qu’une borne interactive ?
Les bornes interactives sont des équipements digitaux d’une grande polyvalence, composés d’un écran tactile et de logiciels intégrés. Elles permettent aux utilisateurs d’accéder à de nombreux types de services différents à travers une interface intuitive. Les fonctionnalités pouvant être assurées par cette solution digitale sont déterminées par le programme informatique qu’elle contient.
De nombreux secteurs d’activités se sont emparés des écrans interactifs pour maximiser la qualité et la rapidité de leurs prestations. En effet, la borne tactile est un levier de digitalisation souvent utilisé pour atteindre des objectifs tels que :
- optimiser les processus,
- booster les performances,
- délivrer de nouveaux services,
- maximiser la qualité de l’expérience client.
Les avantages des bornes interactives dans un Flex Office
Installable n’importe où et accessible en libre-service 24h/24 et 7j/7, la borne digitale permet aux entreprises d’aménager leurs bureaux dans une logique de Flex Office. Les collaborateurs interagissent avec l’écran connecté pour se renseigner en temps réel sur la disponibilité d’une salle, pour la réserver en vue d’une réunion, pour s’informer sur les événements internes à venir et s’y inscrire… Ses fonctionnalités peuvent être très nombreuses ! La borne tactile ou les écrans tactiles sont des solutions digitales qui, en s’appuyant sur l’autonomie des employés, optimise la gestion des espaces de travail et améliore la communication interne d’une entreprise.
En 2024, de nombreuses entreprises transforment leurs bureaux en flex office pour réaliser des économies. Lorsqu’elles instaurent le télétravail, elles se retrouvent parfois avec des bureaux peu occupés. La capacité de leurs espaces de travail dépasse alors le besoin des collaborateurs présents sur le site. Pour les organisations qui payent un loyer, la réduction de la surface des bureaux se présente alors comme un moyen efficace de diminuer les charges. Le flex office permet de réduire les investissements d’une entreprise en favorisant le partage des salles et des équipements par des collaborateurs “nomades”. La borne digitale est l’outil qui rend possible cette utilisation optimale des ressources.
3 grandes applications des bornes interactives dans le Flex Office
Gestion de l’espace de travail
Les bornes interactives facilitent la gestion des espaces de travail. L’attribution systématique d’un bureau à un collaborateur est remplacée par un libre-accès en gestion autonome.
Dans des locaux organisés en flex office, les équipes peuvent utiliser l’écran tactile pour :
- Afficher en temps réel la disponibilité d’un poste de travail,
- Réserver une salle spécifique pour travailler individuellement ou pour organiser une réunion d’équipe,
- Localiser plus facilement les équipements disponibles dans un Flex Office grâce à un itinéraire interactif : imprimante, scanner, etc.
Accueil et orientation
Grâce à ses multiples fonctionnalités, une borne digitale rend un environnement professionnel plus attirant. Les entreprises peuvent en faire un outil numérique conçu pour améliorer la qualité de l’accueil des publics internes et externes.
Cette digitalisation du flex office permet par exemple de :
- Personnaliser l’accueil des visiteurs en diffusant des contenus qui présentent l’entreprise de manière attractive : son histoire, son identité de marque, ses services…
- Fournir un plan interactif du bureau pour aider les visiteurs à se repérer et faciliter leur orientation dans les locaux.
- Informer les collaborateurs sur les événements internes à venir et leur permettre de s’y inscrire.
- Limiter l’accès de certaines pièces pour en assurer la sécurité, par exemple par l’intermédiaire d’un contrôle par badge.
Intégration de logiciels et services
Les bornes interactives ont l’avantage d’améliorer l’efficacité des collaborateurs travaillant dans un Flex Office. En ce sens, ce sont des outils qui boostent leur productivité et leurs performances.
Elles permettent également d’assurer une bonne organisation entre les équipes grâce à des services comme :
- La synchronisation des agendas des collaborateurs pour faciliter la planification des réunions.
- La gestion simplifiée des tâches et des projets depuis la borne interactive.
- L’accès à des outils de productivité adaptés aux besoins quotidiens des utilisateurs, tels que des suites bureautiques ou des outils de messagerie.
Les entreprises qui souhaitent gagner en agilité trouvent une solution de transformation dans le Flex Office. Ce modèle permet de faire des économies et de construire un environnement de travail adapté aux nouvelles habitudes des collaborateurs : les espaces et les équipements sont partagés. Les bornes interactives sont alors les outils de digitalisation idéaux pour maintenir la productivité des équipes travaillant en flex office.
Les bornes interactives représentent une évolution significative dans la manière dont les entreprises interagissent avec leur clientèle. Ces supports tactiles et ludiques boostent l’efficacité opérationnelle des établissements ainsi que leurs résultats financiers, tout en innovant et en améliorant l’expérience client. Quel que soit votre secteur d’activité, profitez d’équipements technologiques adaptés pour vous démarquer dans un monde où le numérique se présente comme une nécessité et une opportunité.
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