Mairie : Les opportunités de digitalisation pour 2024
La digitalisation n’est pas une démarche réservée aux grandes entreprises. Elle offre aujourd’hui des opportunités de transformation aux organisations de toutes tailles et dans tous les secteurs d’activité. Les mairies par exemple peuvent investir dans des outils digitaux pour améliorer leur fonctionnement et la qualité de leurs services. Des technologies telles que les bornes interactives et les écrans d’affichage dynamique sont accessibles financièrement. Installables n’importe où dans une mairie, elles modernisent l’accueil et les services publics, et répondent favorablement aux nouvelles attentes des citoyens.
Découvrez dans cet article quelles sont les opportunités de digitalisation les plus attractives pour les mairies en 2024.
Les défis de l’accueil citoyen dans les mairies
Dans une mairie, l’accueil des citoyens est une mission qui rencontre de multiples contraintes. Tout d’abord, les collectivités publiques peuvent être confrontées à des restrictions budgétaires. Le personnel d’accueil compte parmi les premières ressources impactées par cette recherche d’économie. En effectif souvent réduit, les agents sont amenés à gérer une plus grande diversité de tâches. Ils doivent faire preuve de polyvalence pour assurer le fonctionnement optimal de la mairie.
Si une administration municipale peut rencontrer des problématiques de gestion, elle reste concentrée sur son rôle envers ses habitants. Quelle que soit l’organisation de la mairie, les citoyens veulent bénéficier de services publics de qualité. En 2024, à l’ère de l’hyper-connectivité et de l’instantanéité, leur niveau d’exigence est plus élevé qu’auparavant. Ils demandent une prise en charge rapide, une réduction du sentiment d’attente, ou encore des conseils personnalisés et adaptés à leurs besoins spécifiques.
Comment aider les agents de mairie à gagner du temps ?
Pour répondre plus efficacement aux attentes des citoyens, les agents de mairie ont besoin d’une solution leur permettant d’être moins interrompus dans leur travail. La gestion des appels téléphoniques est un exemple de tâche qui engendre une baisse de productivité et une augmentation du risque d’erreur. En plus d’être chronophage, elle entraîne un effort supplémentaire pour se concentrer à nouveau dans la mission interrompue par l’appel. Il en va de même pour les demandes d’informations des personnes se rendant en mairie. Sous la pression, le personnel d’accueil peut éprouver des difficultés à maintenir un relationnel de qualité… d’autant plus lorsque les citoyens auraient pu trouver des réponses à leurs questions en toute autonomie !
Justement, les mairies peuvent offrir des conditions de travail plus agréables à leurs agents et booster leurs performances grâce à l’automatisation. En effet, des outils digitaux interactifs sont en capacité de réaliser de nombreuses tâches administratives. Accessibles en libre-service dans un espace d’accueil, ils répondent efficacement à plusieurs besoins récurrents des citoyens. Dès lors, les agents de mairie traitent moins de demandes et interviennent uniquement lorsque les publics accueillis requièrent une aide spécifique.
Solutions de digitalisation pour les mairies
L’installation de solutions digitales dans une mairie constitue un excellent moyen d’améliorer l’accueil des citoyens. Cette démarche optimise l’ensemble de l’organisation et des processus de l’établissement. Elle lui permet de fournir des services publics toujours plus efficaces et instantanés en s’appuyant sur des nouvelles technologies adaptées. Deux solutions de digitalisation répondent aujourd’hui aux besoins des mairies :
- Les bornes interactives pour les collectivités, constituées d’un écran tactile et de logiciels dont les fonctionnalités améliorent la gestion du parcours citoyen,
- L’affichage dynamique conçu pour la digitalisation des mairies, qui permet de moderniser l’image des établissements et de communiquer de manière plus attractive.
La digitalisation permet aux collectivités et aux administrations d’améliorer leur fonctionnement en rendant les citoyens plus autonomes. Elle booste également la qualité des services publics, tout en étant conforme aux habitudes des individus en 2024. Plusieurs objectifs peuvent être à l’origine d’un projet d’installation de solutions digitales dans une mairie :
- Dématérialiser les procédures administratives : pour mettre en place des services plus instantanés et accessibles 24h/24 7j/7.
- Simplifier la réalisation d’actes administratifs et la gestion de la relation citoyenne. Les publics se prennent en charge eux-mêmes en utilisant des écrans à l’interface utilisateur intuitive. Ils bénéficient par ailleurs d’une gestion sécurisée de leurs données.
- Moderniser l’image de la mairie et rendre ses communications plus attractives. Dès l’accueil, les citoyens peuvent accéder à des contenus visuels divertissants qui réduisent leur sentiment d’attente et les engagent plus favorablement dans la vie de la communauté.
- Accéder à de la documentation légale digitale : permets de délivrer les document immédiatement et évite les recherches chronophages dans des archives. Depuis 2003, les missions des maires et des communes ont été élargies. La totalité des textes, à jour, se doit d’être disponible en libre-service pour en faciliter la consultation. L’ordonnance du 7 octobre 2021* réformant les règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leur groupements est parue au Journal Officiel. Cette ordonnance met ainsi fin à l’obligation d’assurer l’affichage ou la publication sur papier de ces actes et en prévoit la publicité sous forme électronique uniquement. Les collectivités territoriales ont donc jusqu’au 1er juillet 2022 pour se mettre en conformité.
Quels sont les avantages de la digitalisation des mairies ?
Les mairies équipées de solutions digitales telles que les bornes interactives et les écrans d’affichage dynamique optimisent leur fonctionnement. Ces résultats sont atteints grâce à :
- la prise en charge autonome des citoyens et l’amélioration de la gestion de la file d’attente : ces avantages permettent aussi bien aux agents de mairie qu’aux publics accueillis de gagner du temps.
- la diminution des interruptions du personnel d’accueil qui se montre alors plus efficace dans la réalisation des tâches administratives.
- la création d’une expérience en mairie plus innovante et attractive, où de multiples contenus (diffusés via une borne digitale ou un affichage dynamique) élargissent l’étendue des services de l’établissement.
- l’optimisation des espaces de la collectivité : les écrans tactiles accessibles en libre-service guident les citoyens dans leurs parcours en affichant un itinéraire dynamique qui les aide à se diriger dans la mairie.
Comment le digital améliore-t-il l’expérience citoyen dans les mairies ?
La digitalisation des mairies rend l’expérience citoyen plus attractive en facilitant l’accès à de nombreux services. Selon la stratégie adoptée par la collectivité, des bornes interactives et des écrans d’affichage dynamique peuvent être installés pour offrir au citoyen la possibilité de :
- Prendre connaissance des actualités et des communications de la mairie,
- Remplir des formulaires administratifs,
- Suivre l’avancement des demandes en cours,
- Participer à des enquêtes et donner leur avis sur la vie de la communauté,
- Simplifier la prise de rendez-vous,
- Effectuer des paiements pour des services municipaux.
Les bornes interactives et les écrans d’affichage dynamique constituent des leviers majeurs de digitalisation des mairies. En 2024, ces solutions technologiques sont plus que jamais accessibles financièrement. Elles ont le mérite d’être adaptées aussi bien aux besoins des agents d’accueil qu’à ceux des citoyens, en leur permettant notamment de gagner du temps et de fluidifier leurs interactions.
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